Kurumsal Kredi Kartı Nedir?
Kurumsal kredi kartları, kendi şirketlerinin kartlarını veya nakitlerini kullanmak zorunda kalmadan, otel konaklamaları ve uçak biletleri gibi yetkili işletme giderlerini tahsil etmelerine olanak tanıyan kurulmuş şirketlerin çalışanlarına verilen kredi kartlarıdır. Ticari kredi kartı olarak da bilinen bu kartlar, çalışanların (ve işverenlerin) masrafları yönetmesini kolaylaştırabilir ve çoğu sık uçan yol milleri ve havaalanı salonlarına erişim gibi avantajlar sunar.
Kurumsal Kredi Kartı Nasıl Çalışır?
Kurumsal kredi kartları, tipik olarak yıllık gelirleri en az 4 milyon dolar, 15 artı kart kullanıcısı ve her yıl 250.000 dolar ya da daha fazla öngörülen ücretleri olan yerleşik şirketlerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmıştır. Şahıs şirketleri ve DBA'lar da dahil olmak üzere çoğu işletme küçük işletme kredi kartı alabilirken, kurumsal kartlar (adından da anlaşılacağı gibi) şirketler için ayrılmıştır. Bu, şirketin uygun olabilmesi için bir S veya C şirketi olarak yapılandırılmış ve kayıtlı olması gerektiği anlamına gelir.
American Express, Capital One, Citibank, Chase ve Wells Fargo gibi başlıca kredi kartı ihraççıları kurumsal kredi kartları sunmaktadır. Kartlar, sahiplerinin kişisel mali durumlarına değil, şirketin finansal sağlığına göre düzenlenir. Örneğin, kartı çıkaran kuruluşlar şirketin güçlü finansal, artı iyi likidite ve nakit akışına sahip olmasını isteyebilir.
Kurumsal kredi kartı veren kuruluşlar genellikle bir şirketin yakın tarihli denetlenmiş finansal tablolarını, şirketin yapısı ve organizasyonu hakkındaki bilgileri, vergi bilgilerini (federal vergi numarası dahil) ve şirket adına iş yapmaya yetkili bir şirket yetkilisinin iletişim bilgilerini görmek ister. şirket - sahip, başkan veya sayman gibi.
Önemli Çıkarımlar
- Kurumsal kredi kartları, işverenlerin ve çalışanların masrafları yönetmesini kolaylaştırır. Daha büyük, köklü şirketlere kurumsal kartlar düzenlenir ve tek mülkiyete ve DBA'lara açık olan iş kartlarından farklıdır.Çalışanların şirketlerinin kurumsal kredi kartlarını öğrenmesi ve takip etmesi önemlidir. Karta bağlı olarak, bir çalışan veya işveren kredi kartı faturasını ödemekle yükümlüdür.
Bir işveren, belirli çalışanlara otel, yemek, kiralık araba ve uçuş gibi onaylanmış işletme masraflarını ödeyebilmeleri ve ayrıca kendi fonlarını veya şirket avanslarını kullanmadan ATM'lerden nakit erişebilmeleri için bir şirket kartı sağlayabilir. Şirketin adı kartta, çalışanın adı belirlenmiş bir kart sahibi olarak belirtilir. Çalışanın imzası, tıpkı kişisel bir kredi kartında olduğu gibi kartın arkasına gider.
Kurumsal Kredi Kartı Türleri
Kurumsal kredi kartı türüne bağlı olarak, çalışan veya işveren kredi kartı faturasını ödemekle yükümlüdür. Bireysel bir sorumluluk kartıyla, çalışan kredi kartı düzenleyicisine herhangi bir masraf için doğrudan ödeme yapmaktan, ayrıca bir gider raporu doldurmaktan ve işverenden bir geri ödeme almaktan sorumludur. Kredi kartı düzenleyicisi, bir kart vermeden önce çalışanın kredisini kontrol eder, ancak kredi puanlarını etkilemeyecek bir "yumuşak çekiş" tir.
Kurumsal bir sorumluluk kartı ise, işveren onaylanan masraflar için faturayı öder (her ne kadar çalışan yayıncıya yetkisiz veya kişisel harcamalar için doğrudan ödeme yapsa da). Şirket, faturayı ödemekle yükümlü olduğu için, kredi kartı düzenleyicisi genellikle çalışanın kredisini kontrol etmeyecektir, ancak bu kişi muhtemelen her ay kart ekstrelerini uzlaştırabilmesi için düzenli harcama raporları hazırlamaktan sorumlu olacaktır.
Bir çalışan kurumsal bir kredi kartı kullanmadan önce, her ay faturayı ödemekten kimin sorumlu olduğunu öğrenmelidir. Sorumlu iseler, ödemelerin zamanında yapılmasını ve bakiyeyi karşılayacak fonlara sahip olmasını sağlamak için bir sistem kurmalıdırlar.
Kurumsal Kredi Kartının Yararları
Kurumsal bir kredi kartının önemli bir avantajı, hem çalışanlar hem de işverenler için masrafları yönetmeyi kolaylaştırmasıdır. Şirket perspektifinden bakıldığında, şirket kartı, işverenlerin işlem başına, harcama kategorisi başına veya genel olarak ne kadar kart sahibinin harcayabileceğine ilişkin sınırlamalar koymasına olanak tanır. Şirket ayrıca bir kartın nerede kullanılabileceğini de kontrol edebilir ve satın alımları belirli satıcılarla, satıcı türleriyle ve konumlarla sınırlayabilir.
Çalışanların bakış açısından, kurumsal bir sorumluluk kartı, mali gider anlamına gelebilir, çünkü işle ilgili giderler için önceden ödeme yapma ve sonra geri ödemeleri bekleme ihtiyacını ortadan kaldırır. Diğer bir avantaj, bazı kurumsal kredi kartlarının, şirket gider raporlarını otomatik olarak satın alma bilgileriyle dolduran elektronik gider raporlaması sunmasıdır - bu, zamanında ve doğru raporlar göndermeyi kolaylaştıran (yani daha az güçlük) bir özelliktir.
Bir diğer önemli özellik ise, işverene bağlı olarak, kart sahiplerinin kurumsal bir kredi kartı kullanırken kazandıkları ödülleri koruyabilmeleridir. Örneğin, sık uçan yolcu programı veya otelin sık misafir programı için ödül kazanıp kazanabilirler. Elbette, işveren yıllık kurumsal maliyetleri dengelemek veya en iyi performansı gösteren çalışanlara teşvikler sunmak için ödülleri korumaya karar verebilir. Yine de, birçok büyük şirket çalışanların ödül programlarından faydalanmalarına izin vermektedir, çünkü bunu yapmak çalışanların moralini iyileştirebilir.
Ödül programlarına ek olarak, birçok kurumsal kredi kartı, sık sık yolcuların takdir edebileceği avantajlar sunmaktadır, örneğin havaalanı salonlarına erişim (bir gezgin uzun bir konaklama varsa büyük bir artı), seyahat ve acil yardım hizmetleri, acil kart değiştirme ve nakit ödeme, ve araç kiralama çarpışma hasarından feragat eder. Bu avantajların nasıl çalıştığını anladığınızdan emin olmak için kredi kartı sözleşmesindeki küçük yazıları okuyun. Örneğin, araç kiralarken otomatik kapsamı etkinleştirmek için, muhtemelen tüm işlemi kredi kartıyla tamamlamanız ve kiralama şirketinin çarpışma hasarı feragatini reddetmeniz gerekir. Şüphe duyduğunuzda, kartın arkasındaki numarayı arayın.
Kurumsal Kredi Kartları İçin Şirket Politikaları
Çalışanlar, muhasebe kâbuslarına veya daha kötüsüne yol açabilecek hatalar yapmaktan kaçınmak için şirketlerinin kurumsal kartlarla ilgili politikalarını en baştan bilmelidir. Kart sahipleri, şirketlerinin genel harcama ve raporlama gereksinimlerini öğrenmeli ve belirli kategoriler için geçerli harcama limitleri olup olmadığını öğrenmelidir. Bölüm veya konuma özgü kurallar hakkında bilgi edinmek de önemlidir. Örneğin şirket yöneticileri, muhtemelen orta yönetimden farklı harcama profillerine sahip olacak.
Bir kart sahibi şirket politikalarını öğrendikten sonra, onlara uymalıdır. Kartlarını onaylanmış bir işletme gideri olmayan bir şey satın almak için kullanırlarsa, dürüst bir hata olsa bile işverenlerinin gözünde kötü görünmelerini sağlayabilirler. Dahası, birçok büyük şirketin çalışanlarının masraflarını herhangi bir zamanda denetleyebilecek personel üzerinde seyahat ve eğlence kartı yöneticisi vardır. Kart sahiplerinin, yapacakları bir ücretin% 100 iş ile ilgili olup olmadığına karar vermek için sağduyuyu kullanmaları önemlidir. Değilse, kişisel kartlarına koymalı ve tam veya kısmi geri ödeme almaya hak kazanırlarsa daha sonra çözmelidirler.
Muhasebe kabuslarından (ya da daha kötüsü) kaçınmak için kişisel harcamaları iş harcamalarıyla karıştırmayın.
Bir kurumsal kredi kartı etkinleştirilmeden önce, bir işveren, çalışanların politikaları öğrenmesine yardımcı olmak için tasarlanmış yüz yüze veya çevrimiçi kurumsal kredi kartı eğitim oturumları önerebilir (veya talep edebilir). Buna ek olarak, bir işveren Intranet sitesinde politika yayınlayabilir ve güncelleyebilir. Haberdar olmak, kurallara uymak ve fazladan evrakla sonuçlanabilecek veya sahtekarlık olarak yorumlanabilecek herhangi bir şey yapmaktan kaçınmak her zaman iyi bir fikirdir. İşverenlerinin politikaları hakkında soruları olan kart sahipleri, programı yöneten kişi (veya departman) ile iletişime geçmelidir.
Kurumsal Kredi Kartları İçin Özel Hususlar
Harcama limitleri, izin verilen gider türleri ve gider raporlarının nasıl ele alındığına dair şirket politikalarını anlamanın ve izlemenin yanı sıra, çalışanların kredi kartı faturasını ödemekle yükümlü olduklarını, işverenlerinin değil, Ödemelerin gerisinde kalması durumunda kredi puanı düşebilir. Örneğin AmEx, hesabın vadesi 180 gün geçtiğinde hesapları bir kredi bürosuna bildirir. Bu ödemelerin ne zaman yapılacağını hatırlatmak için bir e-posta uyarısı ayarlamak iyi bir fikirdir.
Her kredi kartı gibi, çalışanlar da kurumsal kredi kartlarına özen göstermeli ve hırsızlık veya zararı önlemek için güvenli bir yerde saklamalıdır. Bir kart kaybolur veya çalınırsa, kartın iptal edilmesi ve değiştirilmesi için en kısa zamanda raporlanması gerekir.