Çift girişli defter tutma, her muhasebe işleminin bir şirketin maliyesi üzerinde iki etkisi olduğu kavramıdır. Defteri kebir her bir işlemin iki tarafının kaydıdır. Bir şirket bir ürün satarsa, geliri artar ve nakit miktarı eşit miktarda artar. Bir şirket bir alacaklıdan borç aldığında, nakit bakiyesi artar, ancak şirketin borcunun bakiyesi aynı miktarda artar.
Çift giriş sistemi varlık, borç ve özkaynaklardan oluşan bir bilanço oluşturur. Tabaka dengelenmiştir çünkü bir şirketin varlıkları her zaman yükümlülükleri artı özkaynağa eşit olacaktır. Varlıklar, bir şirketin sahip olduğu envanter, nakit, makine, binalar gibi tüm kalemleri ve hatta patent gibi maddi olmayan kalemleri içerir. Yükümlülükler, tedarikçilere ait kısa vadeli hesaplar veya bir bankaya borçlu olunan uzun vadeli senetler gibi şirketin başkasına borçlu olduğu her şeyi temsil eder. Özsermaye, şirketteki hissedarların hissesini temsil eder. Özsermaye, şirket sahiplerinin şirkete yaptığı katkıları, artı şirketin kârlarını veya şirketin zararlarını göz önünde bulundurarak içerebilir.
Her girişin genel muhasebe defterine kaydedilen bir "borç" tarafı ve bir "kredi" tarafı vardır. Varlık hesapları borçlandırıldığında artar ve kredilendirildiğinde azalır. Diğer taraftan, borçlar ve özkaynaklar kredilendirildiğinde artar ve borçlandırıldığında azalır. Bir varlık borçla artarsa, girişin kredi tarafı, varlıkları = yükümlülükler + özkaynak denklemini dengede tutmak için onu ya azaltarak başka bir varlığı ya da bir yükümlülüğü ya da özkaynak hesabını etkiler.
Örneğin, Lucie yeni bir bakkal açarsa, şirkete kendi 100.000 dolarlık tasarruflarından bazılarına katkıda bulunarak işe başlayabilir. Defteri kebire ilk giriş, şirketin varlıklarını artıran Nakit borç ve özsermaye kredisi olacak ve Lucie'nin şirketteki hisselerini artıracaktır. Lucie, şirketin kredi kartından 5.000 $ karşılığında bazı raf birimleri satın alırsa, defteri kebire bir sonraki giriş, 5.000 $ için Ekipman için bir borç olacak ve şirketin varlıklarını artıracak ve borçları artırarak 5.000 $ için Kredi Kartı'na bir kredi olacaktır. Şirketin.
Her bir hesap için girişin yalnızca yarısını temsil eden bir defteri kebir saklanabilir. Bununla birlikte, defteri kebir girişin her iki yarısı için kayıtlara sahiptir. Lucie rafları satın aldığında, Ekipman alt defteri, girişin sadece yarısını gösterir, bu da Ekipman için 5.000 dolara borçlandırılır. Kredi Kartı Ödenmesi alt defteri, girişin diğer yarısının kaydını tutar, 5.000 dolarlık bir kredi içerir. Genel muhasebe defterine, hem borç hem de krediyi her biri 5.000 $ gösteren iki satır eklenir.
Wall Street Journal'a göre, çift giriş sisteminin erken kullanımı 15. yüzyılda Luca Pacioli tarafından belgelendi. 1400'lerde muhasebeciler, kayıtların tutulması için kalem ve kağıt kullandılar ve her bir çift girişi titizlikle takip ettiler. Muhasebeciler bugün genellikle genel muhasebe defteri kullanmıyorlar; ancak, modern muhasebe yazılımı her işlem için defteri kebire iki kayıt göndermekle aynı temel kavramını kullanır.