İçindekiler
- 1. AIS Kişileri
- 2. Prosedürler ve Talimatlar
- 3. AIS Verileri
- 4. AIS Yazılımı
- 5. BT Altyapısı
- 6. İç Kontroller
- Bir AIS Gerçek Hayatta Nasıl Çalışır?
- Alt çizgi
Muhasebe bilgi sistemi (AIS), bir işletmenin finansal verilerini toplamak, depolamak, yönetmek, işlemek, almak ve raporlamak için kullandığı bir yapıdır; böylece muhasebeciler, danışmanlar, iş analistleri, yöneticiler, baş mali işler görevlileri (CFO'lar) tarafından kullanılabilir., denetçiler, düzenleyiciler ve vergi ajansları.
Özel olarak eğitilmiş muhasebeciler, bir şirketin finansal işlemlerinde ve kayıt tutmada en yüksek doğruluğu sağlamak için AIS ile derinlemesine çalışmanın yanı sıra, verileri sağlam ve güvenli tutarken finansal verilere yasal olarak erişmesi gerekenler için kolayca erişilebilir hale getirir..
Muhasebe bilgi sistemleri genellikle altı ana bileşenden oluşur: insanlar, prosedürler ve talimatlar, veri, yazılım, bilgi teknolojisi altyapısı ve iç kontroller. Her bir bileşene ayrıntılı olarak bakalım.
Muhasebe Bilgi Sistemlerine Giriş
1. AIS Kişileri
Bir AIS'deki insanlar sadece sistem kullanıcılarıdır. Bir kuruluşun AIS'sini kullanması gerekebilecek uzmanlar arasında muhasebeciler, danışmanlar, iş analistleri, yöneticiler, baş mali işler görevlileri ve denetçiler bulunmaktadır. AIS, bir şirket içindeki farklı departmanların birlikte çalışmasına yardımcı olur.
Örneğin, yönetim daha sonra personelin uygun miktarda envanter sipariş edebileceği satış hedefleri belirleyebilir. Envanter siparişi, muhasebe departmanına yeni bir ödenecek olduğunu bildirir. Satış yapıldığında, satış görevlileri müşteri siparişlerine girebilir, muhasebe müşterileri faturalayabilir, depo siparişi monte edebilir, nakliye departmanı gönderebilir ve muhasebe departmanı yeni bir alacaktan haberdar edilir. Müşteri hizmetleri departmanı daha sonra müşteri gönderilerini takip edebilir ve sistem yönetim için satış raporları oluşturabilir. Yöneticiler ayrıca stok maliyetlerini, nakliye maliyetlerini, üretim maliyetlerini vb. Görebilir.
İyi tasarlanmış bir AIS sayesinde, kuruluş içinde yetkili olan herkes aynı sisteme erişebilir ve aynı bilgileri alabilir. Bir AIS, gerektiğinde kuruluş dışındaki kişilere bilgi almayı da basitleştirir.
Örneğin, danışmanlar, bir AIS'deki bilgileri, maliyet verilerine, satış verilerine ve gelire bakarak şirketin fiyatlandırma yapısının etkinliğini analiz etmek için kullanabilirler. Ayrıca denetçiler verileri bir şirketin iç kontrollerini, mali durumunu ve Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX) uygunluğu değerlendirmek için kullanabilirler.
AIS kullanacak kişilerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmalıdır. Sistemin kullanımı da kolay olmalı ve verimliliği engellememeli, geliştirmelidir.
2. Prosedürler ve Talimatlar
Bir AIS prosedürü ve talimatları, veri toplamak, depolamak, almak ve işlemek için kullandığı yöntemlerdir. Bu yöntemler hem manuel hem de otomatiktir. Veriler hem dahili kaynaklardan (örn. Çalışanlar) hem de harici kaynaklardan (örneğin müşterilerin çevrimiçi siparişleri) gelebilir. Prosedürler ve talimatlar AIS yazılımına kodlanacaktır - ayrıca dokümantasyon ve eğitim yoluyla çalışanlara "kodlanmalıdır". Etkili olabilmek için prosedürler ve talimatlar tutarlı bir şekilde takip edilmelidir.
3. AIS Verileri
Bilgileri depolamak için, AIS'in veritabanları için yaygın olarak kullanılan bir bilgisayar dili olan yapılandırılmış sorgu dili (SQL) gibi bir veritabanı yapısına sahip olması gerekir. AIS ayrıca farklı sistem kullanıcıları ve veri girişi için çeşitli giriş ekranlarına ve farklı kullanıcıların ihtiyaçlarını ve çeşitli bilgi türlerini karşılamak için farklı çıktı formatlarına ihtiyaç duyacaktır.
Bir AIS'de yer alan veriler, kuruluşun ticari uygulamalarıyla ilgili tüm finansal bilgilerdir. Şirketin finansmanını etkileyen her türlü iş verisi bir AIS'ye girmelidir.
Bir AIS'de yer alan verilerin türü, işletmenin niteliğine bağlı olacaktır, ancak aşağıdakilerden oluşabilir:
- Satış emirleriMüşteri faturalandırma bildirimleriSatış analizi raporlarıSatın alma talepleri Satıcı faturalarıKontrol kayıtları Envanter verileriPayroll bilgisiZaman tutmaTakım bilgileri
Bu veriler daha sonra alacakların yaşlandırılması, amortisman / itfa planları, deneme bakiyesi, kar ve zarar, vb. Gibi muhasebe tabloları ve raporları hazırlamak için kullanılabilir. Tüm bu verilerin bir yerde (AIS'de) bulunması, bir işletmenin kayıt tutma, raporlama, analiz, denetim ve karar verme faaliyetlerini kolaylaştırır. Verilerin yararlı olması için eksiksiz, doğru ve alakalı olması gerekir.
Öte yandan, AIS'ye girmeyecek veri örnekleri arasında notlar, yazışmalar, sunumlar ve kılavuzlar bulunur. Bu belgelerin şirketin mali durumu ile teğet bir ilişkisi olabilir, ancak standart dipnotlar hariç, şirketin finansal kayıtlarının gerçekte bir parçası değildir.
4. AIS Yazılımı
Bir AIS'in yazılım bileşeni, şirketin finansal verilerini saklamak, almak, işlemek ve analiz etmek için kullanılan bilgisayar programlarıdır. Bilgisayarlar olmadan önce, AIS manuel, kağıt tabanlı bir sistemdi, ancak bugün çoğu şirket bilgisayar yazılımını AIS'nin temeli olarak kullanıyor. Küçük işletmeler Intuit'in Quickbooks'unu veya Sage's Sage 50 Accounting'i kullanabilir, ancak başkaları da var. Küçük ve orta ölçekli işletmeler SAP'nin Business One'ını kullanabilir. Orta ve büyük ölçekli işletmeler Microsoft'un Dynamics GP, Sage Group'un MAS 90 veya MAS 200, Oracle'ın PeopleSoft veya Epicor Finansal Yönetimini kullanabilir.
Kalite, güvenilirlik ve güvenlik etkili AIS yazılımının temel bileşenleridir. Yöneticiler şirket için kararlar almak için çıkardıkları bilgilere güvenir ve sağlam kararlar almak için yüksek kaliteli bilgilere ihtiyaç duyarlar.
AIS yazılım programları, farklı işletme türlerinin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamak için özelleştirilebilir. Mevcut bir program bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamıyorsa, yazılım aynı zamanda kurum içinde son kullanıcılardan gelen önemli girdilerle geliştirilebilir veya özellikle kuruluş için üçüncü taraf bir şirket tarafından geliştirilebilir. Sistem, uzmanlaşmış bir şirkete bile tedarik edilebilir.
Halka açık şirketler için, işletme hangi yazılım programını ve özelleştirme seçeneklerini seçerse seçsin, Sarbanes-Oxley yönetmelikleri AIS'nin yapısını bir dereceye kadar belirleyecektir. Bunun nedeni, SOX düzenlemelerinin kamu şirketlerinin uyması gereken iç kontroller ve denetim prosedürleri oluşturmasıdır.
5. BT Altyapısı
Bilgi teknolojisi altyapısı, muhasebe bilgi sistemini çalıştırmak için kullanılan donanımın sadece süslü bir adıdır. Bilgisayarlar, mobil cihazlar, sunucular, yazıcılar, dalgalanma koruyucuları, yönlendiriciler, depolama ortamları ve muhtemelen yedek güç kaynağı dahil olmak üzere bir işletmenin sahip olması gereken bu donanım öğelerinin çoğu. Maliyete ek olarak, donanım seçiminde dikkate alınması gereken faktörler arasında hız, depolama kapasitesi ve genişletilip yükseltilemeyeceği sayılabilir.
Belki de en önemlisi, bir AIS için seçilen donanımın amaçlanan yazılımla uyumlu olması gerekir. İdeal olarak, sadece uyumlu değil, aynı zamanda en uygun olanıdır - tıknaz bir sistem hızlı bir sistemden çok daha az yardımcı olacaktır. İşletmelerin donanım ve yazılım uyumluluğu gereksinimlerini kolayca karşılayabilmesinin bir yolu, işletmenin ihtiyaç duyduğu donanımı ve yazılımı içeren anahtar teslim bir sistem satın almaktır. Anahtar teslim bir sistem satın almak, teorik olarak, işletmenin AIS'si için en uygun donanım ve yazılım kombinasyonunu alacağı anlamına gelir.
İyi bir AIS, donanım sisteminin bileşenlerinin bakımı, bakımı, değiştirilmesi ve yükseltilmesi için bir planın yanı sıra hassas verilerin tamamen yok edilmesi için kırık ve eski donanımların atılması için bir plan içermelidir.
6. İç Kontroller
Bir AIS'in dahili kontrolleri, hassas verileri korumak için içerdiği güvenlik önlemleridir. Bunlar şifreler kadar basit veya biyometrik tanımlama kadar karmaşık olabilir. AIS'in yetkisiz bilgisayar erişimine karşı korumak ve şirket içindeki bazı kullanıcıları da içeren yetkili kullanıcılara erişimi sınırlamak için dahili kontrolleri olmalıdır. Ayrıca, sistemin yalnızca belirli bölümlerine erişmesine izin verilen kişiler tarafından yetkisiz dosya erişimini de engellemelidir.
Bir AIS sadece şirkete değil çalışanlarına ve müşterilerine ait gizli bilgiler içerir. Bu veriler Sosyal Güvenlik numaralarını, maaş bilgilerini, kredi kartı numaralarını vb. İçerebilir. Bir AIS'deki tüm veriler şifrelenmeli ve sisteme erişim günlüğe kaydedilmeli ve denetlenmelidir. Sistem aktivitesi de izlenebilir olmalıdır.
AIS ayrıca bilgisayar virüslerinden, bilgisayar korsanlarından ve ağ güvenliğine yönelik diğer dahili ve harici tehditlerden koruyan dahili denetimlere de ihtiyaç duyar. Ayrıca veri kaybına neden olabilecek doğal afetlerden ve güç dalgalanmalarından korunmalıdır.
Bir AIS Gerçek Hayatta Nasıl Çalışır?
İyi tasarlanmış bir AIS'in bir işletmenin günlük olarak sorunsuz bir şekilde çalışmasına nasıl izin verdiğini veya sistem kötü tasarlanmışsa çalışmasını nasıl engellediğini gördük. Bir AIS için üçüncü kullanım, bir işin başı dertte olduğunda, AIS'deki verilerin yanlış giden şeyin hikayesini ortaya çıkarmak için kullanılabilmesidir.
WorldCom ve Lehman Brothers vakaları iki örnek vermektedir.
2002'de WorldCom'un iç denetçileri Eugene Morse ve Cynthia Cooper, şirketin AIS'sini dolandırıcılık gider tahsislerinde ve diğer muhasebe kayıtlarında 4 milyar dolar ortaya çıkarmak için kullandılar. Soruşturmaları, CFO Scott Sullivan'ın yanı sıra yeni mevzuatın - şirketlerin iç mali kontrol ve prosedürlerini düzenleyen Sarbanes-Oxley Yasası'nın 404. feshine yol açtı.
Lehman'ın çöküşünün nedenlerini araştırırken, AIS ve diğer veri sistemlerinin gözden geçirilmesi, belge toplama ve incelemenin yanı sıra tanık görüşmelerinin de önemli bir bileşeniydi. 2.200 sayfalık dokuz ciltli denetçi raporuna göre, şirketin başarısızlığının nedenlerinin araştırılması, "Lehman'ın işletme, ticaret, değerleme, finansal, muhasebe ve diğer veri sistemlerinin kapsamlı bir şekilde araştırılmasını ve gözden geçirilmesini gerektirdi".
Lehman'ın sistemleri AIS'in nasıl yapılandırılmaması gerektiğine dair bir örnek sunar. Kontrol pilotu Anton R. Valukas'ın raporunda, "İflas iflasının yapıldığı sırada Lehman, 2.600'den fazla yazılım sistemi ve uygulamasından oluşan bir patchwork sürdürdü… Lehman'ın sistemlerinin çoğu gizemli, eski veya standart dışıydı."
Muayene eden kişi çabalarını en alakalı görünen 96 sisteme odaklamaya karar verdi. Bu inceleme, sadece sistemlerin nasıl kullanılacağını öğrenmek için eğitim, çalışma ve deneme yanılma gerektiriyordu.
Valukas'ın raporu ayrıca, "Lehman'ın sistemleri birbirine bağımlıydı, ancak ilişkilerinin deşifre edilmesi zor ve iyi belgelenmemişti. Gerekli bilgileri elde etmek için bu sistemleri çözmek olağanüstü çaba sarf etti."
Alt çizgi
Bir AIS'in altı bileşeninin tümü, kilit çalışanların finansal verilerini toplamasına, depolamasına, yönetmesine, işlemesine, almasına ve raporlamasına yardımcı olmak için birlikte çalışır. Verimli ve doğru, iyi gelişmiş ve sürdürülen bir muhasebe bilgi sistemine sahip olmak, başarılı bir işletmenin vazgeçilmez bir bileşenidir.