Finans dünyası oldukça rekabetçi bir işyerine dönüşmüştür. Herhangi bir günde sadece 24 saat olmasına rağmen, söylediği gibi, zaman para demektir. Bu nedenle, etkili zaman yönetimi, daha üretken hale gelmek ve işten uzakta kaliteli zamanı artırmak isteyen herhangi bir finans profesyoneli için rekabetçi bir avantajdır.
Ancak, sizi gerekenden daha uzun süre işte tutabilen birçok dikkat dağıtıcı unsur vardır. Bu yaygın zaman kaybı hakkında bilgi edinmek ve daha kısa sürede daha fazla iş yapmanızı sağlayacak bir dizi zaman yönetimi ipucu hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Kara delik
Verimliliği azaltabilecek çeşitli zaman kaybı vardır. Örneğin, finans profesyonelleri sürekli olarak çoklu görevlere yönelir. Bir danışman olduğunuzu ve Çarşamba sabahı 08: 30-10 arasında, aşağıdakileri gerçekleştirmeyi başardığınızı varsayalım:
- Bir elektronik tablo üzerinde çalışıyorsunuz, ancak iki yeni e-posta iletisiyle kesintiye uğradıktan sonra durun, Sonra üst üste altı e-posta gönderin, Ardından bir üniversite arkadaşının Instagram'daki düğün resimlerini kontrol ederek, Daha sonra bir Slack mesajı yoluyla bir şirket sosyal gezi davetini kabul edin, Önce Potansiyel müşterilerden iki beklenmedik çağrıyı yanıtlamak ve yöneticiniz, personel toplantısına beş dakika geç kaldığınızı hatırlatmak için durduktan sonra aniden telefonu kapatmak zorunda kalır.
Bu sana tipik bir sabah gibi geliyor mu? Eğer öyleyse ve özellikle bir özel sermaye şirketi veya yatırım bankası gibi kıyasıya bir şirket ortamında çalışıyorsanız, akranlarınıza kıyasla muhtemelen en düşük performans seviyesine sahip olursunuz.
Bundan beş ya da on yıl sonra hiç kimse başardığınız tüm meşgul işleriniz için sizi hatırlamayacak, ilgilenmeyecek ya da tanımayacak. Thomas Jefferson çok fazla kağıt karıştırmayı bitirmiş ancak Bağımsızlık Bildirgesi'nin yazılmasına hiç yardımcı olmamış olsaydı dünya umursar mıydı? Aynı şey işiniz için de geçerlidir - kuruluşunuz meşgul iş yerine gerekli iş ve şaheserlere değer verir.
Planlama
Her Pazar öğleden sonra, tercihen tüm cihazlarınız arasında senkronize edilen bir uygulama veya web hizmeti kullanarak, gelecek haftanızın "yapılacaklar" listesini tamamlayın. İşyerinde ve kişisel yaşamınızda başarınız için kesinlikle kritik olan öğeleri vurgulayın. Vurgulanmayanlar muhtemelen yetki verebileceğiniz, geciktirebileceğiniz veya tamamen önleyebileceğiniz şeylerdir.
Finans alanında, kritik çıktılar doğru ve son teslim tarihinden önce sunulması gereken raporları veya araştırmaları içerir. Bu raporların kalitesini iyileştirmeye odaklanırsanız, kuruluşunuzda daha iyi bir hizmet sunulur, ancak bunlar üzerinde yalnızca iyi bir iş yapmak yerine, anahtar olmayan öğeler için zaman kazanabilirsiniz (düşük öncelikli e-postaları yanıtlamak veya uzun süre katılmak gibi) toplantısı).
Benzer şekilde, her gün işten ayrılmadan on dakika önce, ertesi günün eylem öğelerini listelemeyi bitirin ve önem ve öncelik sırasına göre numaralandırın. Yine, kendinize gerçekten yapmanız gerekmeyen her şeyi - belirli bir üretkenlik eşiğini karşılamayan şeyleri - sürekli olarak sorun.
(Ayrıca, Finans Endüstrisinde Nişinizi Bulun bölümüne bakın.)
Çoklu görev
Finanstaki başarı, kişinin her zaman kritik ve acil teslimatları gerçekleştirme yeteneğine bağlıdır. Finans yöneticilerinizin güvendiği önemli bilgi ve veri noktaları nelerdir? Kuruluşunuzun ve / veya müşterilerinizin kazanmasına yardımcı olmak için neler sunabilirsiniz? Bir denetim raporunun zamanında sunulmasını, önerilen bir projedeki net bugünkü değerin doğru hesaplanmasını veya Excel'deki formüllerin uygun toplamlara yol açmasını sağlıyor mu?
Günün sonunda hiç kimse aldığınız tüm e-postaları, katıldığınız sosyal kulüp toplantılarını veya dolabınızdaki klasörlerin kronolojik olarak dosyalanmasını umursamıyor. Çoklu görev, bireylerin işverenlerinin kendilerinden gerçekten bekledikleri birkaç kritik çıktıda ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını engeller.
Önce önemli, zor, acil ve en değerli eylem öğelerini yapın. Finansta başarı, görevlerinize nasıl yaklaştığınıza ilişkin yöntemlerde sadeliği içerebilir. Bu, iyi okunmuş ve başlatılmamış yeni mezunlar için acımasızca basit görünebilir, ancak her seferinde bir şey yapın ve tamamlanana kadar durmayın. Görevleriniz uzun vadeli bir projeyle ilgili ise, projeyi daha kısa vadeli kilometre taşlarına ayırın ve vaktinden önce bitirin. Henry Ford'un dediği gibi, "Küçük işlere bölerseniz özellikle hiçbir şey zor değildir." Başından sonuna kadar bir şeyler yapmak maliyetli verimsizlikleri ortadan kaldırır çünkü sürekli olarak baştan başlamak ve ilgisiz farklı öğeler üzerinde yeniden kalibre etmek zorunda kalmazsınız.
(Profesyoneller için Finansal Kariyer Seçenekleri ile finans sektöründeki iş türlerini keşfedin.)
Gelen kutusu
Gelen kutunuz büyük bir zaman kaybıdır. E-postalarınızın çoğunluğu eldeki acil görevlerinizle alakasızsa, gününüzü zamanla çöp bilgileriyle dolduruyorsunuz.
Bundan kaçınmak için:
- E-postanızı kontrol etmek için önceden belirlenmiş süreleri ayarlayın ve gelen kutunuzu günde en fazla üç veya dört kez kontrol edin.Almanız gereken, ancak bu acil olmayan e-postalar için mesai sonrası bir klasör oluşturun. Bu klasör, sizden yanıt almadan önce birkaç iş günü bekleyebilecek önemli isteklere geri dönmeniz için özellikle yararlıdır.İş gününüz sırasında yalnızca en kritik e-postaları gönderin. Grubunuzda güncel kalmak önemli olsa da, zamanınızın önemli bir kısmı gelen kutunuzu alakasız iletilerle dolduran deneyimsiz veya daha az disiplinli meslektaşlarınız tarafından boşa harcanabilir. İşle ilgili olmayanlara yanıt vermeyerek bu tür e-postaları azaltabilirsiniz.İşten ayrılmadan önce gelen kutunuzu boşaltın. Bunu, belirli sorunlarla ilgili e-postaları park edebileceğiniz projeyle ilgili klasörler oluşturarak gerçekleştirebilirsiniz. Gelen kutunuzu boş tutmak, temel olmayan iletileri dikkatinizden çıkararak size zaman kazandırır. Önümüzdeki birkaç saat içinde veya ertesi gün kesinlikle dikkat edilmesi gereken öğeler varsa, bunları acil bir klasöre yerleştirin.
Zaman Kazandırıcı Diğer İpuçları
Gerçekten ne kadar zaman kaybettiğinizi takip edin
Önemsiz konularda harcadığınız tahmini süreyi girmenizi sağlayan basit bir e-tablo oluşturun. Bunu günlük olarak yapın. Bu alışkanlığı geliştirip sürdürdükçe, karşılaştığınız önemsiz konuları tanımak için kendinizi eğiteceksiniz.
Kağıt Belgeleri Yalnızca Bir Kez İşleme
İşlendikten sonra bunları dosyalayabilir, gönderebilir veya onlardan kurtulabilirsiniz.
İş Arkadaşlarınıza Doğrudan Mesaj Gönderme
Ofisinizde veya departmanlar arasında yürümek haftada birkaç saate mal olabilir - ve bunun yıllık olarak ne kadar pahalı olduğunu biliyoruz. Önemli veya karmaşık bir mesele olmadığı sürece, kurumsal mesajlaşma sistemi veya onaylı web hizmeti aracılığıyla doğrudan mesajlar kullanmak, çeşitli sorulara hızlı bir şekilde cevap almanın daha etkili bir yoludur.
Belirli Bir Zamanda Her Şeyin Nerede Olduğunu Bilin
Buna hem elektronik hem de kağıt bilgileri dahildir. Zamanınıza değer veriyorsanız, bir şeyler aramak için harcamayın.
Görevlerinizi Dört Kategoriye Ayırın:
-
Acil ve önemli - sıkı ve yaklaşmakta olan son teslim tarihlerine sahip mali raporlar ve muhasebe raporları gibi.
Acil ve önemli değil - finans grubunuzda ağ oluşturma, eğitim sınıfları vb.
Acil ve önemli değil - gelen kutunuzdan ara sıra iletiler ve kulüp toplantıları için "son tarihleri kaydet" gibi.
Acil değil ve önemli değil - otomatın on dakikalık konuşmaları, fantezi futbolun kontrolü vb.
(Açıkçası, gününüzü mümkün olduğunca ilk kategoriye harcamalısınız.)
Temsilci, Temsilci, Temsilci
Kuruluşta yukarı taşırken sizi paketten ayıracak olan budur. Yalnızca sizin yürütebileceğiniz görevleri gerçekleştirin. Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirdikçe, yakında size doğrudan raporlar verilecektir. Kendinizi olabildiğince üstesinden gelmeniz gerekmeyen görevler atayın. Sadece kesinlikle dikkatinizi veya uzmanlığınızı gerektiren şeyleri yapmalısınız.
Kişiliğinizi Yönetme
Finans profesyonelleri zaman yönetimi becerilerine sahip olmalı, ancak iç meslektaşları ve dış toplulukla da uyum ve iyi niyete sahip olmalıdırlar. Sadece zamanında odaklanmak, aşındırıcı görünmenizi sağlayabilir; Dikkatli değilseniz, zaman yönetimi gurusu olduğunuzu düşünmeye başlayacaksınız, ancak alnınızdaki "sosyal aptal" damgasının tamamen farkında olmayacaksınız.
İletişim, liderlik ve iş geliştirme becerileri, zaman yönetimi becerileri kadar önemlidir. Finans uzmanları kariyerlerinde ilerledikçe, zaman yönetimi becerileri artık bir sonraki seviyeye (yani yönetici seviyesine) ulaşmalarına yardımcı olmak için yeterli olmayacaktır.
Alt çizgi
(Daha fazlası için okuyun Finansal Verimlilik: Analistin Zaman Yönetimi Rehberi.)