Fatura Nedir?
Fatura, alıcı ile satıcı arasındaki bir işlemi listeleyen ve kaydeden ticari bir belgedir. Mal veya hizmetlerin kredi ile satın alınması durumunda, fatura genellikle anlaşmanın şartlarını belirtir ve mevcut ödeme yöntemleri hakkında bilgi verir. Fatura türleri arasında makbuz, satış faturası, borç dekontu veya satış faturası yer alabilir.
Şirketler, tüm ödenmemiş işlemlerin faturası olarak bir ay sonu bildirimi göndermeyi seçebilirler. Durum böyleyse, beyan daha sonraki faturaların gönderilmeyeceğini belirtmelidir. Tarihsel olarak, faturalar kağıda kaydedilmiştir, çoğu zaman alıcı ve satıcının her birinin kendi kayıtları için işlem kaydı kaydı yapması için birden çok kopya oluşturulur. Şu anda, bilgisayar tarafından oluşturulan faturalar oldukça yaygındır. Talep üzerine kağıda basılabilir veya bir işlemin taraflarına e-posta ile gönderilebilirler. Elektronik kayıtlar ayrıca belirli işlemlerin veya belirli tarihlerin daha kolay aranmasını ve sıralanmasını sağlar.
Proforma fatura, satış şartlarında değişiklik olmasına rağmen bağlayıcı bir sözleşmedir.
Fatura
Bir Faturanın Temelleri
Bir fatura, faturanın önündeki fatura olduğunu belirtmelidir. Genellikle dahili ve harici referans için yararlı olan fatura numarası adı verilen benzersiz bir tanımlayıcıya sahiptir. Faturada, faturalandırmayla ilgili bir hata olması durumunda genellikle satıcı veya hizmet sağlayıcı için iletişim bilgileri bulunur.
Ödeme koşulları faturada ve geç ödemeler için değerlendirilen herhangi bir indirim, erken ödeme ayrıntıları veya finans ücretleri ile ilgili bilgilerle belirtilebilir. Ayrıca, bir öğenin birim maliyetini, satın alınan toplam birimleri, nakliye, taşıma, nakliye ve ilgili vergi ücretlerini sunar ve borçlu olduğu toplam tutarı gösterir.
Proforma fatura, malların sevkiyatı veya teslimatı öncesinde alıcılara gönderilen ön satış faturasıdır. Faturada genellikle satın alınan ürünler ve nakliye ağırlığı ve nakliye ücretleri gibi diğer önemli bilgiler açıklanır. Proforma faturalar, özellikle ithalatta gümrük amaçlı olmak üzere, uluslararası işlemlerde sıklıkla yürürlüğe girer.
Vergi amacıyla faturalarınızın ve makbuzlarınızın her zaman bir kopyasını (hem kağıt hem de elektronik formda) saklamanız gerekir.
Fatura Tarihinin Önemi
Fatura tarihi, malların faturalandığı ve işlemin resmi olarak kaydedildiği resmi tarihi temsil eder. Bu nedenle, fatura tarihi, faturanın kredi süresini ve vade tarihini belirlediği için ödeme ile ilgili önemli bilgilere sahiptir. Bu özellikle net 30 gibi kredi sunan kuruluşlar için çok önemlidir. Faturanın gerçek son ödeme tarihi genellikle fatura tarihinden sonraki 30 gündür.
E-Faturalama
Bilgisayar çağının başlangıcından bu yana, insanlar ve işletmeler kağıt belgelere alternatif olarak elektronik faturalandırmaya güvenmeyi daha kolay bulmuşlardır. Elektronik faturalama veya e-faturalandırma, taraflar arasında işlemle ilgili belgeleri oluşturmak, saklamak ve izlemek ve anlaşmalarının şartlarının yerine getirilmesini sağlamak için kullanılan bir elektronik faturalandırma şeklidir.
Bu e-belgeler fatura ve makbuzları, satınalma siparişlerini, borç ve alacak dekontlarını, ödeme şartlarını ve talimatlarını ve havale makbuzlarını içerebilir. Dijital faturalar normalde e-posta, web sayfası veya uygulama yoluyla gönderilir. Avantajları aşağıdakileri içerir:
- Fiziksel hasara karşı kalıcılık ve direnç Belirli adlar, terimler veya tarihler için arama ve sıralama kolaylığı Artan denetlenebilirlik İsteğe bağlı yazdırma veya çoğaltma yeteneğiVeri toplama ve iş zekası yeteneğiKağıt kullanımının azaltılması
E-faturalama çeşitli teknolojileri ve giriş seçeneklerini içerir ve bir faturanın ödeme için müşteriye elektronik olarak sunulduğu herhangi bir yöntemi tanımlamak için genel bir terim olarak kullanılır. EDIFACT ve UBL gibi çeşitli e-faturalama standartları dünya çapında benimsenmeyi ve verimliliği kolaylaştırmak için geliştirilmiştir.
Önemli Çıkarımlar
- Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki bir işlemi listeleyen ve kaydeden ticari bir belgedir. Bir mağazadan alınan kağıt makbuz, yaygın bir tüketici faturasıdır. Faturadaki ücretler sorumlu yönetim personeli tarafından onaylanmalıdır. Faturalar genellikle ödeme koşullarını, birim maliyetleri, sevkıyat, taşıma ve işlem sırasında belirtilen diğer koşulları ana hatlarıyla belirtir. Faturalar kağıt şeklinde olabilir, ancak e-faturalar çok daha yaygın hale gelmiştir.
Ödenecek Faturalar ve Hesaplar
Faturalar, stok kontrolü, muhasebe ve vergi amaçlı bir ürünün satışını izler. Birçok şirket ürünü gönderir ve daha sonraki bir tarihte ödeme bekler, böylece ödenmesi gereken toplam tutar alıcı için ödenecek bir hesap ve satıcı için alacak hesabı olur.
Günümüz faturaları kağıt bazlı olmak yerine elektronik ortamda iletilir. Bir fatura kaybolursa, alıcı satıcıdan bir kopya talep edebilir. Faturanın kullanımı, satıcı bir ürün gönderdiğinden veya peşin para almadan hizmet sunduğu için kredinin varlığını temsil eder.
Faturalar, bir müşteri bir mal veya hizmet sipariş etmeden önce oluşturulan satın alma siparişlerinden farklıdır.
Faturalar ve İç Kontroller
Faturalar, dahili kontrollerin muhasebeleştirilmesinde kritik bir unsurdur. Faturadaki ücretler, sorumlu yönetim personeli tarafından onaylanmalıdır. Alternatif olarak, bir fatura bir satınalma siparişiyle eşleştirilir ve bilgilerin mutabakatı üzerine onaylanmış işlemler için ödeme yapılır. Bir denetim firması, gider kesintisi testi yapılırken faturaların uygun muhasebe dönemine girmesini sağlar.