Müşterileriniz W-9'unuzdaki bilgileri, sizin hakkınızda dosyaladıkları 1099-MISC'ye adınızı, işletme adınızı, adresinizi ve vergi mükellefi kimlik numaranızı (TIN) koymak için kullanır. Vergi yılının bitiminden sonra Ocak ayı sonunda 1099-MISC'nin bir kopyasını IRS'ye ve bir kopyasını da size göndereceklerdir.
W-9 doldurmanız istenebilecek diğer durumlar şunlardır:
- Bazı gayrimenkul işlemleri mükellefiyetin bireysel bir emeklilik anlaşmasına (IRA) borç teminatlarının iptali veya teminat altına alınması
(Kullanımları hakkında daha fazla bilgi için - ve ne zaman imzalamanız gerektiğini sorgulamanız gerektiğinde - W-9 Formunun Amacı'nı okuyun.)
Adım Adım Yol Tarifleri
Form W-9, doldurulması en kolay IRS formlarından biridir, ancak vergi formları sizi sinirlendirirse endişelenmeyin. Sizi tamamlamak için doğru yoldan geçeceğiz.
1. Adım: Vergi beyannamenizde gösterildiği gibi adınızı girin. Kolay değil mi?
2. Adım: 1. adım için girdiğiniz addan farklıysa, işletme adınızı veya "yok sayılan varlık" adınızı girin. Örneğin, tek mülk sahibi olabilirsiniz, ancak pazarlama amacıyla kişisel adınızı iş adı; bunun yerine başka bir isim "olarak iş yapıyorsunuz". Bu adı buraya girersiniz. Göz ardı edilen varlık kısmına gelince, ne olduğunu bilmiyorsanız, muhtemelen bir değilsiniz. En yaygın ihmal edilen varlık türü, tek üyeli bir limited şirkettir.
Adım 3: Federal vergi sınıflandırması için ne tür bir işletme varsınız: tek mülkiyet, ortaklık, C şirketi, S şirketi, güven / emlak, limited şirket veya “diğer”? Uygun kutuyu işaretleyin. Emin değilseniz, muhtemelen tek bir mülksünüzdür, çünkü diğer varlıklardan biri olmak için çok fazla evrak işi yapmak zorunda kalacaksınız.
Adım 4: Muafiyetler. Muhtemelen bu kutuları boş bırakacaksınız. İşte birkaç istisna:
1. Şirketler (çoğu durumda) gibi yedek stopajdan muaf tutulan alacaklıların “Muafiyet kodundan muaf” kutusuna bir kod girmeleri gerekebilir. Form W-9 talimatları, muaf tutulan alacaklıları ve kodlarını ve bu kodların kullanılması gereken ödeme türlerini listeler. Örneğin, faiz veya temettü ödemeleri için bir W-9 dolduran şirketler “5” kodunu gireceklerdir.
2. Yabancı Hesaplar Vergi Uyum Yasası (FATCA) uyarınca raporlama yapmaktan muaf olanların “FATCA raporlama kodundan muafiyet” kutusuna bir kod girmesi gerekebilir. Bu kutulardan hiçbiri tipik bağımsız yüklenici veya serbest çalışan için geçerli olmayacaktır.
5. Adım: Sokak adresinizi, şehrinizi, eyaletinizi ve posta kodunuzu girin. Ev adresiniz işletme adresinizden farklıysa ne olur? W-9 formunda hangi adresi vermelisiniz? Vergi beyannamenizde kullanacağınız adresi kullanın. Örneğin, ofis alanı kiralayan tek bir mülk sahibiyseniz, ancak vergi beyannamenizi ev adresinizi kullanarak dosyalıyorsanız, ev adresinizi W-9 formuna girin, böylece IRS 1099'larınızı 1040 formunuzla eşleştirmekte sorun yaşamaz.
Adım 6: Bu isteğe bağlı adımda, istekte bulunanın adını ve adresini sağlayabilirsiniz. Vergi kimlik numaranızı kime verdiğinizin kaydını tutmak için bu kutuyu doldurmak isteyebilirsiniz.
Adım 7: IRS bu bölümü Kısım I olarak adlandırır, bu da yeni tamamladığınız tüm adımların ne olduğunu merak etmenizi sağlar. Burada, tek bir mülkünüz varsa bireysel Sosyal Güvenlik numaranız (SSN) veya başka bir işletme türüyseniz işveren kimlik numaranız (EIN) olacak işletmenizin vergi kimlik numarasını belirtmeniz gerekir. Şimdi, bazı şahıs şirketlerinin de EIN'leri var, ancak IRS, tek mülk sahiplerinin SSN'lerini W-9 formunda kullanmasını tercih ediyor. Yine, bunu yapmak, aldığınız herhangi bir 1099'u vergi beyannamenizle eşleştirmenizi kolaylaştıracak ve SSN'niz altında dosyalayacaksınız.
İşletmeniz yeniyse ve EIN'si yoksa ne olur? Yine de W-9 formunu doldurabilirsiniz. IRS, numaranız için başvurmanız ve TIN alanına “için başvurdu” yazmanız gerektiğini söylüyor. Bu numarayı olabildiğince çabuk almak isteyeceksiniz, çünkü siz alana kadar yedek stopaja tabi olacaksınız. IRS web sitesinde bir EIN için başvurabilirsiniz. Yedek stopajla ilgili daha fazla bilgi için Adım 8, Kısım II için aşağıdaki talimatlara bakın.
Adım 8: Bölüm II'de, W-9 formunu imzalamadan önce tüm bilgilerinizin doğruluğunu kanıtlamanız gerekir. Kasıtlı olarak bir vergi formuna yatmak para cezası ödemeniz veya hapse girmeniz gerektiği anlamına gelebilir; IRS ortalığı karıştırmaz. W-9 formunu imzalamadan önce, onaylamak zorunda olduğunuz ifadeler, yalan beyanın cezası altında doğrudur:
Vergi mükelleflerinin çoğu yedek stopajdan muaftır. IRS'nin burada neden bahsettiği hakkında hiçbir fikriniz yoksa, muhtemelen muafsınız. Muaf değilseniz, IRS sizi bilgilendirmiş olacaktır ve size ödeme yapan şirket, ücretinizden% 24 oranında sabit bir gelir vergisi stopajı ve IRS'ye göndermesi gerektiği için bilmeniz gerekir., artık vergi beyannamenizi almamak için başka bir iyi neden biliyorsunuz: Gelecekteki bir müşteriye bununla ilgili bilgi vermeniz gerekebilir ve bu da şirketin sizin hakkınızda iki kez düşünmesini sağlayabilir. Madde (c) temel olarak, bir zamanlar yedek stopaja tabi olsanız, ancak artık değilseniz, kimsenin bilmesine gerek olmadığını söylüyor.
Eğer ikamet eden bir uzaylıysanız, açıksınız demektir. IRS ayrıca aşağıdakileri “ABD'li bir kişi” olarak kabul eder: ABD'de veya ABD yasaları uyarınca oluşturulan veya düzenlenen bir ortaklık, şirket, şirket veya dernek; bir yerli emlak; ve iç güven. İşletmeniz yabancı bir ortağa sahip bir ortaklıksa, özel kurallar geçerlidir; W-9'u oluşturmak için talimatlarda bunları okuyun. ABD vatandaşı değilseniz, bunun yerine W-8 formunu veya 8233 formunu doldurmanız gerekebilir.
Muhtemelen Yabancı Hesap Vergi Uyum Yasası ile ilgili olan bu konuda endişelenmenize gerek yoktur.
İmzalamadan Birkaç Nokta Daha
W-9 Formu, vergi iadenizdeki tüm faiz ve temettüleri bildiremediğiniz için IRS tarafından şu anda yedek stopaja tabi olduğunuzu bildirdiyseniz, yukarıdaki 2. maddeyi geçmenizi söyler.
Bir gayrimenkul işlemiyle bağlantılı olarak W-9 formunu dolduruyorsanız 2. maddeyi işaretleyebilirsiniz. Öğe 2 bu durumda geçerli değildir, bu nedenle yedek stopaja tabi olup olmanız önemli değildir.
Şimdi, W-9 talimatlarındaki ince baskıyı dikkatlice okursanız, çoğu insanın bu formu hiç imzalaması gerekmediğini gösterir. Genellikle yalnızca IRS size daha önce yanlış bir TIN sağladığınızı bildirdiyse imzalamanız gerekir. Bununla birlikte, teknikler bir kenara, sizden W-9 formunu doldurmanızı isteyen kişi, imzalamadıysanız büyük olasılıkla eksik veya geçersiz olduğunu ve aksi takdirde onları ikna etmeye çalışırken iyi şanslar olduğunu düşünecektir.
Formu İade Etme
Doldurduğunuz W-9 formunu doldurmanızı isteyen işletmeye geri gönderin. İdeal olarak, kimlik hırsızlığına maruz kalmanızı sınırlamak için şahsen teslim edersiniz, ancak bu yöntem genellikle pratik değildir. Posta nispeten güvenli kabul edilir. Formu e-postayla göndermeniz gerekiyorsa, hem belgeyi hem de e-posta mesajınızı şifrelemeli ve mesajınızı göndermeden önce alıcının doğru e-posta adresine sahip olup olmadığınızı üç kez kontrol etmelisiniz. Bunu yapmanıza yardımcı olmak için çevrimiçi olarak ücretsiz hizmetler mevcuttur, ancak belgelerinize güvenmeden önce itibarlarını kontrol edin.
Alt çizgi
W-9 formunuz hakkında doğru bilgi vermek, aldığınız ödemelerin (veya bu formu gerektiren diğer işlemlerin) IRS'ye doğru bir şekilde bildirilmesini sağlar. İşletmenizin doğru sınıflandırılması gibi bazı öğelerden emin değilseniz, muhasebecinize veya diğer mali müşavirinize danışın.