Hesap Verilebilir Bir Plan Nedir?
Hesap verebilir bir plan, işçilere geri ödemenin gelir olarak sayılmadığı iş giderleri için işçilerin geri ödenmesine ilişkin İç Gelir Servisi (IRS) yönetmeliklerine uyan bir plantır. Bu, geri ödemelerin stopaj vergilerine veya W-2 raporlamasına tabi olmadığı anlamına gelir. Ancak, bu masrafların hesap verebilir bir plana düşmesi için işle ilgili olması gerekir.
Önemli Çıkarımlar
- Sorumlu bir plan, çalışanlara işle ilgili maliyetleri için geri ödeme sürecidir. Sorumlu planlar, bir tür iş tazminatı olarak değerlendirilmedikleri için vergilendirilmeye tabi değildir. ilgili, doğru rapor edilmiş ve aşırı geri ödemeler iade edilirse. Geri ödenen bir maliyetin hesap verilemez olduğu düşünülürse, IRS tarafından vergilendirmeye tabidir. Fazla fonlar genellikle 120 gün içinde iade edilmelidir.
Sorumlu Bir Plan Nasıl Çalışır?
Hesap verebilir bir plan hesap verilemez bir plandan farklıdır. Bir işletmenin geri ödeme planı, hesap verilebilir bir plan için IRS gereksinimlerini karşılamıyorsa, plan sorumlu değildir ve masrafların geri ödenmesi çalışanın tazminatının bir parçası olarak kabul edilir ve bu nedenle stopaja tabidir ve bir çalışanın W-formunda rapor edilmelidir..
IRS kurallarına göre, hesap verilebilir bir plan kapsamında, giderler işle ilgili ve yeterince muhasebeleştirildikleri takdirde geri ödenir. Ayrıca, fiili masraflardan daha fazla ödenen tutarlar, belirlenen bir süre içinde şirkete iade edilmelidir. Çalışanlar tarafından yapılan ticari harcamalar seyahat, yemek, konaklama, eğlence veya ulaşım gibi şeyleri içerebilir. Çalışanların masrafları kayıtlarla yeterli bir şekilde hesaba katmaları ve fazla geri ödemeleri makul bir süre içinde iade etmeleri gerekmektedir.
İşverenlerin planlarının ayrıntılarını IRS'ye sunmak zorunda değildir, ancak hesap verebilir bir planın gerekliliklerini karşıladıklarını gösterebilmelidirler.
İşverenler, IRS tarafından gönderilenlerden daha sıkı hesap verebilir plan gereksinimlerini sıklıkla kullanabilirler.
Sorumlu Bir Plan için Gereksinimler
Hesap verebilir bir plan için gereklilikler, işle ilgili olmaları, çalışan giderlerinin işverenlerine makul ve zamanında uygun bir şekilde muhasebeleştirilmeleri ve aşırı geri ödemelerin makul bir süre içinde işverene iade edilmesi gerektiğidir.
Giderlerin işle ilgili olduğu düşünülebilmeleri için (gevşek olarak) aşağıdaki gereksinimleri karşılamaları gerekir: maliyetlerin istihdam süresince katlanması ve kişisel gider ile işletme gideri arasında harmanlanan her türlü masrafın uygun şekilde muhasebeleştirilmesi işveren ve çalışan arasında gideri paylaştırmak. Yaygın bir örnek, iş gezileri için kullanılan kişisel bir otomobildir: böyle bir durumda, bir çalışanın kişisel ulaşım ve işle ilgili taşıma sırasında kat edilen kilometreleri hesaplaması ve maliyetleri bölmesi beklenebilir. uygun şekilde.
Yeterli muhasebe genellikle çalışanların fonlarının işle ilgili olduğunu kanıtlamak amacıyla üçüncü taraf onayına tabidir. Makbuzlar, çalışanların fonlama taleplerinin meşruiyetini kanıtlamak için kullanacakları ortak bir üçüncü taraf beyanı biçimidir. Bununla birlikte, bu kuralın, 75 $ 'dan daha düşük konaklama masrafları, IRS standartlarına göre IRS kapsamına giren yemek geri ödemesi ve taksiler gibi resmi bir ödeme kanıtı almanın zor olduğu taşıma masrafları da dahil olmak üzere istisnaları vardır., metrolar ve otobüsler. Genel olarak, fazla geri ödeme fonlarının iadesi beklentisi, bu tür fonların ödeme tarihinden itibaren 120 gün içinde işverene iade edilmesidir.