İşlemleri az olan küçük bir işletme için, bilgili bir işletme sahibi Excel'i muhasebe yazılımının yerine kullanabilir. Excel, bir defteri kebir oluşturmak ve sürdürmek için gereken tüm araçlara sahiptir, ancak temel muhasebe ve ayrıntılara dikkatin sağlam bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. Hazır olup olmadıklarından veya muhasebe yazılımına yatırım yapacak kaynaklara sahip olmadığından emin olmayan işletme sahipleri için Excel, muhasebe yazılımı satın alınana kadar muhasebe kayıtlarını tutmaya başlamak için iyi bir yer olabilir.
Excel'i Defteri kebir olarak kullanma
Basit bir kayıt tutma kurulumu ilk olarak işlem tarihi, işlem açıklaması ve fatura veya çek numaraları gibi bir referans numarası için sütunlar içermelidir. Sonraki sütunlarda yıl boyunca kullanılacak hesapların her biri listelenecektir. Dikkatli düşünce, hesap seçimine girmelidir, çünkü geri dönüp daha sonra değişiklik yapmak zor olacaktır. Soldan sağa, listelenen ilk hesaplar gelirlerden başlayıp giderlerle biten gelir tablosu hesapları olmalıdır. Ardından varlık hesapları, sonra borç hesapları ve son olarak özkaynak hesapları olacaktır.
Genel defter, şirketin tüm işlemlerini takip etmek için çift girişli defter tutma kullanır ve Excel'i genel defter olarak kullanmaya başlamadan önce bu kavramı sağlam bir şekilde anlamak önemlidir.
Çift Girişli Defter Tutma Nedir?
Bu yeni bir şirketse, ilk işlem büyük olasılıkla şirkete yatırılan özsermaye olacaktır. Örnek olarak, diyelim ki Jane adlı bir girişimci bir makine atölyesi açmaya karar veriyor. İşe başlamak için tasarruftan 750.000 $ 'a sahiptir ve fonlarla bir iş kontrol hesabı açar.
Çift girişli defter tutma kavramlarını kullanan Jane, bu işlemin şirketin nakit hesabını artıracağını (borç girişi) ve sahibinin özkaynak hesabındaki (kredi girişi) bir artışla dengeleneceğini bilir. Bu Excel sisteminde, tüm borç girişleri pozitif değerler, tüm kredi girişleri negatif değerler ile kaydedilmelidir.
Bu örnekte, Jane e-tablonun ilk satırına işlem tarihini ve “sermaye yatırımı” gibi bir açıklama girmelidir. Daha sonra e-tablonun "nakit" hesap sütununa pozitif 750.000 $ giriş ve e-tablonun "özkaynak" hesap sütununa negatif 750.000 $ giriş koyacaktır. Sayıları doğrulamak için Jane, her satırdaki tüm girişlerin sıfır dolara ulaşmasını sağlamak için bir Sum formülü kullanmalıdır.
Oradan, Jane her işlem için bir satır girmeye devam edecektir. Şirket nakitli ekipman satın alırsa, Jane "ekipman" hesap sütununa borç veya pozitif giriş, "nakit" hesap sütununa kredi veya negatif giriş göstermek için bir işlem girecektir. Bir müşteriye işleme hizmetleri satarsa, "gelir" hesabına bir kredi ve "özsermaye" hesabına bir borç kaydeder.
Son olarak, her bir hesap sütununun toplamı e-tablonun alt kısmında toplanmalıdır. Cari net geliri hesaplamak için tüm gelir hesaplarının toplamı birlikte eklenebilir. Diğer sütunlar, örneğin toplam varlıklar, toplam yükümlülükler ve toplam özkaynakların hesaplanması için gerektiği şekilde yapılandırılabilir.