Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS) nedir?
Bir muhasebe bilgi sistemi (AIS), iç kullanıcılar tarafından bilgileri yatırımcılara, alacaklılara ve vergi dairelerine bildirmek için kullanılan finansal ve muhasebe verilerinin toplanmasını, saklanmasını ve işlenmesini içerir. Genellikle muhasebe faaliyetlerini bilgi teknolojisi kaynakları ile birlikte izlemek için bilgisayar tabanlı bir yöntemdir. Bir AIS Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GAAP) kullanımı gibi geleneksel muhasebe uygulamalarını modern bilgi teknolojisi kaynaklarıyla birleştirir.
Muhasebe Bilgi Sistemleri (AIS) Nasıl Kullanılır
Muhasebe bilgi sistemi, muhasebe döngüsünde önemli olan çeşitli unsurlar içerir. Bir sistemde yer alan bilgiler endüstriler ve işletme boyutları arasında farklılık gösterse de, tipik bir AIS gelir, giderler, müşteri bilgileri, çalışan bilgileri ve vergi bilgileri ile ilgili verileri içerir. Özel veriler, müşteri siparişleri ve analiz raporları, satınalma talepleri, faturalar, çek kayıtları, envanter, bordro, defter, deneme bakiyesi ve finansal tablo bilgilerini içerir.
Bir muhasebe bilgi sistemi, bilgileri depolamak için bir veritabanı yapısına sahip olmalıdır. Bu veritabanı yapısı genellikle tablo ve veri işlemeye izin veren sorgu dili ile programlanır. Bir AIS, veri girmek ve önceden kaydedilmiş verileri düzenlemek için çok sayıda alana sahiptir. Ayrıca, muhasebe bilgi sistemleri genellikle virüslere, bilgisayar korsanlarına ve bilgi toplamaya çalışan diğer dış kaynaklara karşı önleyici tedbirlerin alındığı yüksek güvenlikli platformlardır. Giderek daha fazla şirket verilerini elektronik olarak depoladığından siber güvenlik giderek daha önemli hale gelmektedir.
Muhasebe bilgi sisteminin çeşitli çıktıları, veri işleme yeteneklerinin çok yönlülüğünü örneklendirir. Bir AIS, müşteri bilgileri, sabit kıymetler için amortisman çizelgeleri ve finansal raporlama için deneme bakiyelerine dayalı alacak hesapları yaşlanma raporlarını içeren raporlar üretir. Müşteri listeleri, vergi hesaplamaları ve envanter seviyeleri de çoğaltılabilir. Bununla birlikte, yazışmalar, notlar veya sunumlar AIS'de yer almaz, çünkü bu öğeler bir şirketin finansal raporlaması veya defter tutma ile doğrudan ilişkili değildir.
Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Yararları
Bölümler Arası Arayüz
Muhasebe bilgi sistemi birden fazla departman arasında arayüz oluşturmaya çalışır. Sistem içinde satış departmanı satış bütçesini yükleyebilir. Bu bilgiler, envanter yönetim ekibi tarafından envanter sayımları yapmak ve malzeme satın almak için kullanılır. Envanter satın alındığında, sistem yeni faturanın ödenecek hesapları departmanına bildirebilir. Bir AIS ayrıca yeni bir siparişle ilgili bilgileri paylaşabilir, böylece üretim, nakliye ve müşteri hizmetleri departmanları satıştan haberdar olur.
İç Kontroller
Muhasebe bilgi sistemlerinin ayrılmaz bir parçası iç kontrollerle ilgilidir. Hassas müşteri, satıcı ve iş bilgilerinin bir şirket içinde tutulmasını sağlamak için sisteme politikalar ve prosedürler yerleştirilebilir. Fiziksel erişim onayları, oturum açma gereksinimleri, erişim günlükleri, yetkilendirmeler ve görevlerin ayrılması yoluyla, kullanıcılar yalnızca iş işlevlerini yerine getirmek için gereken ilgili bilgilerle sınırlandırılabilir.
