Kapsam Nedir?
Kapsam, bir projeyi tamamlamak için gereken birleşik amaç ve gereksinimleri ifade eder. Terim genellikle proje yönetiminde kullanılır. Bir projenin kapsamının uygun şekilde tanımlanması, yöneticilerin maliyetleri ve projeyi bitirmek için gereken zamanı tahmin etmelerini sağlar. Kapsam yönetimini işin bu kadar önemli bir parçası yapan da budur; hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlar. Proje yönetiminde genellikle iki farklı kapsam türü vardır. Bunlar proje ve ürün kapsamıdır.
Önemli Çıkarımlar
- Kapsam, bir iş projesinin zamanını ve maliyetini belirler. Terim genellikle proje yönetiminde kullanılır. Proje kapsamı, proje için gerekli olan tüm işleri kapsarken, ürün kapsamı sadece nihai sonuca odaklanır. Kapsamdaki sürünme, kontrol edilemeyen değişikliklerin proje sürelerini uzatması ve etkili proje yönetimi gerektirmesidir.
Kapsamı Anlama
Kapsam proje yönetiminde kullanılan bir terimdir. Proje yönetimi, belirli bir görevi, olayı veya eylemi tamamlamak için bir şirketin kaynaklarının planlanmasını ve organizasyonunu içerir ve genellikle tek seferlik bir olaydır. Kapsam, bir projeyi tamamlamak veya bir ürün üretmek için gerekli süreçleri ve kaynakları açıklar. Kapsam yönetimi ile bir projenin farklı değişkenlerini tanımlayıp tanıyarak, şirketler paradan tasarruf edebilirler.
Bir projenin kapsamının uygun şekilde tanımlanması, yöneticilerin maliyetleri ve projeyi bitirmek için gereken zamanı tahmin etmelerini sağlar.
Yukarıda belirtildiği gibi, iki tür kapsam vardır: ürün kapsamı ve proje kapsamı. Ürün kapsamı, bir ürünün veya hizmetin işlevlerini tanımlamanın bir yoludur, proje kapsamı ise bu ürünü veya hizmeti sunmak için gereken her şeyi vurgular. Kısacası, ürün kapsamı fonksiyonel gereksinimleri temsil ederken, proje kapsamı proje yönetiminin nasıl yapılır kısmıdır.
Teslim edilebilir, bir proje içinde ürün, hizmet veya süreç oluşturma gibi herhangi bir nesneyi veya kilometre taşını içerebilir. Ek olarak, projenin ilerlemesinin hızını yönetmek veya değerlendirmek için kullanılan proje planı boyunca aşamalı olarak yapılan artımlı değişikliklerden oluşabilir.
Ürün Kapsamı ile Proje Kapsamı
Ürün Kapsamı
Ürün kapsamı, bir ürün veya hizmetin özelliklerini ve işlevlerini tanımlar. Bu özellikler, boyut ve malzemeler gibi fiziksel özellikleri ve işlevsel özellikleri içerir. İşlevsel hususlar ürünün ne yapmak için tasarlandığını ve amacını veya son kullanımını içerir.
Ürün kapsamı, sonuca veya gerçek teklife odaklanır. Bu son ürün veya hizmettir. Ürün kapsamı, müşteri kullanımı için bir hizmete veya başka bir öğeye de işaret edebilir. Ürün kapsamı genellikle nesnenin tamamlanma yolunda olup olmadığını ve beklenen sonucu karşılayıp karşılamadığını nasıl değerlendireceğini dikkate alır.
Proje kapsamı
Tersine, proje kapsamı bir ürün veya hizmet sunmak için gereken tüm çalışmaları kapsar. Kısacası, proje kapsamı görevin nasıl gerçekleştirileceğini açıklamaktadır. Projenin hedeflerini, çıktılarını, görevlerini, proje üyelerini, son tarihleri ve kilometre taşlarını tanımlamayı ve belgelemeyi içerir. Dokümantasyon kapsam beyanı, iş beyanı ve iş yapısının dökümünden oluşur.
Proje kapsamı, plan kapsamında nelerin bulunmadığını belirterek projenin sınırlarını da belirler. Projenin bütçesi veya mevcut kaynakları hakkında bilgi içerebilir. Proje programına ilişkin bilgiler ve görevlerin atanması da proje kapsamına dahil edilebilir. Çalışma gruplarına genellikle projeyle ilgilenecek dahili veya harici personeli listeler.
Özel Hususlar
Son tarihleri uzatan kontrol edilemeyen değişiklikler kapsam sürünmesi olarak bilinir. Uzatılmış son tarihler, projenin kapsamının orijinal gereksinimlerini değiştirebilir. Proje ilerledikçe, orijinal plan üzerinde küçük değişiklikler meydana gelir ve bu da kapsamı bütçe ve zamanla ilgili başlangıç sınırlarından genişletir. Küçük değişiklikler ek değişikliklere yol açabilir, bu da daha fazla dikkat edilmesi gereken hususlar ve gereksinimlerin basamaklı bir etkisi ile sonuçlanabilir.
Etkili proje yönetimi kapsam sürünme olasılığını dikkate alır ve onu hafifletmek için stratejiler içerir. Vizyonu veya birincil hedefi anlamak, uygun başlangıç planlaması ve başlangıçtan itibaren kapsam sürünmesini önlemek için yaklaşımlar tasarlamak ve benimsemek, kapsam sürünmesini önlemenin yoludur.