Genel Dergiler ve Genel Defterler: Genel Bakış
Bir işletmenin finansmanını izlemek söz konusu olduğunda, hem genel bir defter hem de genel bir günlük kullanan çift girişli bir sistem, genel istatistikleri izlemek ve işlemleri sorunsuz ve karlı bir şekilde sürdürmek için tartışmasız en iyi yöntemdir. Ancak, çift girişli muhasebe kayıt sisteminin nasıl çalıştığını gerçekten anlamak için, öncelikle iki ana bileşenle ilişkili farklı işlevleri takdir etmek gerekir: genel defterler ve genel dergiler.
Önemli Çıkarımlar
- Genel bir dergi, muhasebecilerin ve muhasebecilerin olayların gerçekleştiği tarihe göre sırayla ticari işlemleri kaydettikleri orijinal giriş kitabına atıfta bulunur. Teknolojideki ilerlemeler sayesinde çoğu insanın her hesap defterini ayrı ayrı tutması gerekmiyor.
Genel Dergiler
Basit bir şekilde tanımlandığında, genel bir dergi, muhasebecilerin ve muhasebecilerin olayların gerçekleştiği tarihe göre sırayla ticari işlemleri kaydettiği orijinal giriş kitabına atıfta bulunur. Genel bir günlük, verilerin kaydedildiği ilk yerdir ve öğedeki her sayfada tarihler, seri numaraları ve borç veya kredi kayıtları için bölme sütunları bulunur. Bazı kuruluşlar, yalnızca belirli türdeki işlemleri kaydeden satın alma dergileri veya satış dergileri gibi özel dergiler bulundurur.
Yazılım teknolojisindeki ilerlemelere rağmen, genel dergilerde rutin olmayan işlemlerin, örneğin satış, kötü borç ve amortisman gibi kaydedilmesine her zaman ihtiyaç duyulacaktır.
Bir işlem genel bir dergiye kaydedildikten sonra, tutarlar alacak hesapları, ekipman ve nakit işlemleri gibi uygun hesaplara kaydedilir.
Defteri Kebir
Defteri kebir muhasebecilerin ilgili tüm hesapları kaydetmek için kullandığı bir kitap veya dosyadır. Defteri kebir beş önemli muhasebe kalemini takip eder: varlıklar, borçlar, işletme sermayesi, gelirler ve giderler. Her hesap iki sütunlu T şeklinde bir tablodur. Muhasebeci genellikle hesap başlığını "T" nin üstüne yerleştirir ve sol taraftaki borç girişlerini ve sağ taraftaki kredi girişlerini kaydeder. Defteri kebir, bazen işlem açıklaması, tarih ve seri numarası gibi ayrıntılar için ek sütunlar görüntüler. Genel dergilerden yapılan işlemler genel muhasebe hesaplarına kaydedilir, sonra bakiyeler hesaplanır ve genel muhasebe defterinden deneme bakiyesine aktarılır.
Özel Hususlar
Günümüzde çoğu kuruluş, bu defterleri genel kayıt defterlerindeki ve genel dergilerdeki işlemleri kaydetmek için yazılımı kullanmaktadır. Aslında, çoğu muhasebe yazılımı, defter ve günlük girişlerini kaydedebileceğiniz merkezi bir depo bulundurur. Bununla birlikte, teknolojideki ilerlemeler, işlemlerin kaydedilmesini daha kolay ve daha az sıkıcı hale getirir ve her hesap kitabını ayrı ayrı tutmanıza gerek yoktur. Şirketinizin muhasebe veya defter tutma yazılımının herhangi bir modülüne veri giren kişi bu depolardan bile haberdar olmayabilir. Bu yazılım uygulamalarının çoğunda, veri girişi yapan kişinin bir defteri veya günlüğe bir işlem girmek için yalnızca bir açılır menüye tıklaması yeterlidir.